Privacyverklaring

Hockeyclub Tilburg hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Hockeyclub Tilburg houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Hockeyclub Tilburg zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hierover heeft, of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Leden

Persoonsgegevens van leden worden door Hockeyclub Tilburg verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Ledenadministratie;
• Contributieheffing;
• Informatieverstrekking en/of uitnodigingen;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Lidmaatschapsovereenkomst;

Voor bovenstaande doelstellingen kan Hockeyclub Tilburg de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• Adres;
• E-mailadres;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Bankrekeningnummer

Uw persoonsgegevens worden door Hockeyclub Tilburg opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna 2 jaar in de ledenadministratie en in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren

Persoonsgegevens van sponsoren worden door Hockeyclub Tilburg verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Informatieverstrekking en uitnodigingen;
• Facturatie

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Sponsorovereenkomst

Voor bovenstaande doelstelling(en) kan Hockeyclub Tilburg de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Bedrijfsnaam;
• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• Adres;
• E-mailadres;
• Bankrekeningnummer

Uw persoonsgegevens worden door Hockeyclub Tilburg opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna 2 jaar in de administratie en in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door Hockeyclub Tilburg verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

• Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling en kan Hockeyclub Tilburg de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboortedatum;
• Salarisgegevens;
• Kopie ID;
• BSN-nummer;
• Bankrekeningnummer

Uw persoonsgegevens worden door Hockeyclub Tilburg opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van het contract en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Beeldrecht

Tijdens trainingen, wedstrijden en hockey gerelateerde activiteiten bij Hockeyclub Tilburg worden geregeld beelden van acties en sfeerbeelden gemaakt en/of opgenomen waarop leden van Hockeyclub Tilburg, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de Hockeyclub Tilburg website en/of via social media van Hockeyclub Tilburg verschijnen. Indien hiertegen bezwaar bestaat, dient dit via secretaris@hctilburg.com kenbaar te worden gemaakt. Betroffen beeldmateriaal zal dan worden verwijderd.

Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop de gebruiker niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld. Portretten van leden kunnen worden opgenomen op de website en/of app ten behoeve van teamidentificatie.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons verstrekt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de internetomgeving van de ledenadministratie;
• het verzorgen van de salarisadministratie;
• het verzorgen van de financiële administratie;
• het verzenden van nieuwsbrief en magazine.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Hockeyclub Tilburg bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Hockeyclub Tilburg van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!

Contactgegevens:

Hockeyclub Tilburg

Bredaseweg 447

5036NA, Tilburg

secretaris@hctilburg.com